'Base de datos'

El salón de belleza de “hairspray” es un centro de belleza completo en el que se encuentra lo más avanzado para el cuidado del cabello, manos y pies además de servicios de SPA. Existen varios sistemas para el manejo de un salón de belleza como son: SolverMedia Estética, Peluquerías, Salón Top 2003 profesional, pero ningún programa que sea adecuado para el manejo del salón de belleza de “Hairspray”, En este momento el club cuenta con software para manejar la venta de los productos de cada punto de venta, este se podría aplicar en el salón de belleza, pero como esta diseñado para el manejo de un restaurante no cumple con ciertos requerimientos como son: que permita manejar una agenda para citas, además que cumpla mejor con los requerimientos de la administración de esta área, como la asignación de comisiones para el personal, los datos personales y de trabajo del personal, las ventas por día, el personal mas solicitado. Todo esto se hace manualmente, por esto es que se requiere el diseño de un sistema cien por ciento personalizado para este salón de belleza. Actualmente el software ha superado al hardware como la clave del éxito de muchos sistemas basados en computadoras. Tanto si se utiliza la computadora para llevar un negocio, controlar un producto o capacitar un sistema, el software es el factor que marca la diferencia. Lo que distingue a una compañía de su competidora es la suficiencia y oportunidad de la información dada por el software (y bases de datos relacionadas). El diseño de un producto de software “Amigable a los humanos” lo diferencía de los productos competidores que tengan unas funciones similares El análisis de requisitos es la tarea de la Ingeniería del Software que establece un puente entre la asignación del software a nivel de sistema y el diseño del software, esta facilita la especificación de la función y del rendimiento del software, la descripción de la interfaz con otros elementos del sistema y el establecimiento de las restricciones de diseño que debe considerar el software. El análisis de requisitos permite refinar la asignación del software y construir modelos de los ámbitos del proceso, de los datos y del comportamiento que serán cubiertos por el software. El análisis de requisitos proporciona al diseñador de software una representación de la información y de las funciones que se puede traducir en un diseño de datos, arquitectónico y procedimental. Por ultimo suministra al cliente y al técnico un medio para valorar la calidad del software una vez que se haya construido [1]. 2.1 Necesidades del cliente • Sistema fiable y seguro con características exclusivas para su administración en “La Vista Country Club & Golf”. • Sistema automatizado que permitirá gestionar ventas de productos y servicios a los socios de la casa club. • Manejo de información de socios y empleados (altas, bajas y cambios, comisión de empleados por venta). • Manejo de inventario para el salón de belleza (altas, bajas, cambios y movimientos: entradas, salidas, inventarios), manejo de artículos que conformaran el stock de venta. • Agenda para poder hacer reservaciones de los servicios que se ofrecen. • Diferentes reportes como lo son: venta por artículos, ingresos, entradas de artículos, salidas, agenda, artículos vendidos, inventario actual. . 2.2 Requisitos del sistema de acuerdo a las necesidades del cliente 2.2.1 Requerimientos funcionales El usuario podrá acceder al sistema únicamente si cuenta con un nombre de usuario y una contraseña previamente dada de alta en el sistema. El sistema a su vez debe verificar que tipo de usuario accesó y de acuerdo a este serán los permisos que se le otorguen por ejemplo un cajero podrá acceder a procesos como: venta de artículos y servicios, reportes de ventas; pero no podrá acceder a procesos que involucren el área de inventarios. El sistema tiene que ser fácil de usar y entender para el usuario. Los reportes tienen que generarse en el menor tiempo posible. 2.2.2 Requerimientos no funcionales Un sistema que funcione en computadoras con procesador Pentium 4 a 2.8 Ghz., 256 mb en RAM e implementación con software libre. 14 2.3 Análisis del sistema de acuerdo a las necesidades del cliente El sistema contara con un acceso seguro a través de un nombre de usuario y una contraseña, la contraseña será de por lo menos 5 caracteres y como máximo 8 para mayor seguridad, cada usuario dependiendo de su función tendrá ciertas restricciones, por ejemplo un cajero podrá manejar el sistema para ventas pero no podrá capturar productos de venta, ni manejar inventarios. El sistema estará formado por tres módulos que serán Catálogos. Movimientos y Reportes En catálogos se capturará la información general que nos servirá para realizar los diferentes procesos, la información que se necesita capturar es la siguiente a) Personal: Aquí se capturarán los datos de los empleados, la información que se requiere de cada empleado es: • Nombre del empleado • Número de control • Dirección (calle, código postal , colonia, ciudad, estado) • Teléfono de casa , celular y/o recados • Fecha de nacimiento • Número de seguridad social • Fecha de ingreso • Puesto (descripción de puesto, sueldo) • RFC b) Servicios o productos: Se necesita tener un catálogo de los servicios y productos de venta que se ofrecen en el salón de belleza, cabe mencionar que se necesitara que estos productos estén asociados con su articulo en el almacén para que se pueda manejar un inventario y se puedan descontar productos por venta: ƒ Clave del producto ƒ Tipo de producto (aquí se especificara si es un producto o un servicio) ƒ Nombre del producto ƒ Descripción del producto ƒ Precio venta(incluyendo IVA) ƒ Precio compra (incluyendo IVA) ƒ Comisión por venta c) Proveedores: Es importante manejar un catálogo de proveedores para saber quien nos esta abasteciendo los artículos ƒ Clave proveedor ƒ Razón Social ƒ Nombre 15 ƒ Dirección ƒ Teléfonos ƒ e-mail ƒ tipo de proveedor d) Usuarios del sistema: Para cuestiones de seguridad como se había dicho se creará el catálogo de usuarios, con esto se pretende tener un control de la gente que maneja el sistema y que cada quien tenga acceso a la información que requieren de acuerdo a su puesto. ƒ Clave de Usuario ƒ Nombre de Usuario ƒ Clave de Acceso ƒ Decir si el usuario está activo o no. ƒ Tipo de Usuario (Administrador, Cajero, Encargado Inventarios y de personal) e) Clientes: Aquí se capturarán los datos de los clientes, esto se puede hacer puesto que como se había dicho el salón de belleza es exclusivo para socios del club, la información que se requiere de cada cliente es: • Nombre del cliente • Clave del cliente • Dirección (Calle, Código Postal , Colonia, Ciudad, Estado) • Teléfono de Casa , Celular y/o recados • e-mail Procesos: en este apartado se realizarán todos los movimientos que se hacen en el salón de belleza y son los siguientes: En el caso de Ventas a) Ventas: Aquí se realiza la venta de los artículos y servicios que ofrece el Salón de Belleza, las ventas se realizan de la siguiente forma: Se carga el producto y el sistema automáticamente desplegará información de este, se harán las operaciones necesarias para obtener el total, además de la persona en el caso de servicios quien lo ofreció (para manejo de comisiones). Para las ventas de artículos o servicios se necesitan los siguientes datos: ƒ Número de venta ƒ Lista de artículos o servicios vendidos. (clave y nombre del articulo) ƒ Personal que realizó la venta 16 ƒ Cantidad de cada artículo vendido ƒ Precio unitario de cada artículo ƒ Total parcial por articulo o servicio ƒ Total de venta. ƒ IVA desglosado ƒ Fecha En el caso de procesos para el manejo de almacén existirán los siguientes: a) Entradas de materia prima para Stock: En este apartado lo que se capturara son las entradas de materia prima, es decir las compras que se hacen para abastecer el almacén los datos que se utilizan son los siguientes : ƒ Número de entrada ƒ Fecha en la que se hizo la entrada ƒ Número de factura o remisión ƒ Productos que se compraron (por clave) ƒ Cantidad que se compro de cada producto ƒ Precio ƒ Proveedor Cabe mencionar que cada vez que se haga una entrada esta tendrá que actualizar el inventario actual de cada producto, que será donde se reflejara la existencia actual de cada materia prima dentro del almacén del salón de belleza. b) Salidas de materia prima para Stock, aquí se reflejaran las salidas de materia prima que se hicieron del almacén, cabe mencionar que este se utilizará solo para artículos que se usan en el salón de belleza pero que no están en venta (secadoras, peines, alaciadoras, productos que se consumen como por ejemplo shampoo para lavar el cabello antes de hacer un corte), para la salida de artículos que están en venta habrá otra forma de descontar del stock, y estos se hará automáticamente cuando se haga una venta. También se pueden sacar los productos que se toman como desperdicio (sobrantes, caducados, averiados). Este apartado debe contener los siguientes datos: ƒ Fecha ƒ Número de salida ƒ Materia prima (clave, nombre) ƒ Cantidad (que salio) ƒ Motivo Esto también afectará el inventario actual. c) Inventario: Aquí se reflejará el inventario existente en el almacén, este debe contener los siguientes datos: • Fecha • Clave de la materia prima 17 • Inventario anterior • Entrada • Salida • Inventario actual En el caso de la agenda El proceso de agenda permitirá programar las citas para algún servicio en especial, los datos que debe contener son: ƒ Fecha cuando solicito la cita ƒ Número de cita ƒ Fecha en la cual requiere el servicio ƒ Hora ƒ Servicio que requiere ƒ Personal que desea realice el servicio ƒ Nombre del cliente (para saber quien requiere el servicio) Aquí se debe mostrar si el día y la fecha en la que se solicita el servicio esta disponible, así como el Personal solicitado. En el módulo de reportes se requiere lo siguiente: Para el caso de Inventarios a) Entradas por día, mes, año, producto. b) Salidas por día, mes y año, producto. c) Existencias de Inventarios Para el caso de ventas d) Ventas por producto, mensual diaria o anual e) Servicios o productos mas vendidos, por mes, año. f) Comisiones por empleado. Para el caso de agendas a) Agenda diaria, mensual, anual (citas). b) Servicios cancelados c) Servicios cubiertos d) Clientes que asistieron en el mes e) Personal más solicitado.

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